Właściciel Studia Tańca

W tym tygodniu siedzieliśmy z ClassJuggler Dance Jon Koerber, aby zapytać go, co właściciele studia powinni wziąć pod uwagę, zastanawiając się, czy jest odpowiedni moment na zakup i skonfigurowanie oprogramowania studia tańca, aby pomóc im w prowadzeniu działalności.

Skoro jesteś prezesem firmy dostarczającej oprogramowanie online, czy nie byłbyś do tego skłonny? zawsze powiedzieć: „Teraz jest czas!”?

' Możesz być zaskoczony tym, ale nie, teraz może nie to odpowiedni moment na rozpoczęcie korzystania z oprogramowania, które pomoże Ci w zarządzaniu biznesem tanecznym ”.

A potem znowu, czy to może być właściwy czas?

'Oczywiście! Właściwie prawdopodobnie. Ale żeby wiedzieć na pewno, myślę, że jest co najmniej pięć ważnych pytań, które właściciele lub menedżerowie studia tańca powinni sobie zadać. Na początek powinieneś zapytać: „Czy moja firma staje się zbyt duża, by móc nią zarządzać ręcznie?”.

Zakładam, że masz na myśli, ilu studentów potrzebuję, zanim zacznie się zarządzać moim studiem tańca za pomocą oprogramowania?

„Zasadniczo tak. Aby odpowiedzieć, zacznijmy od analogii. Załóżmy, że chcesz uszyć własny strój, którego nie musisz kupować i obsługiwać fabryki tekstyliów, prawda? Oczywiście nie. Najprawdopodobniej najbardziej będziesz potrzebować prostej maszyny do szycia. Ale jeśli chcesz szyć sto odzieży każdego tygodnia, ta prosta maszyna do szycia może nie sprostać zadaniu lub proces może być zbyt wolny na maszynie do szycia klasy konsumenckiej w porównaniu z wydajnością, jaką można uzyskać z komercyjnego, skomputeryzowanego systemu tekstylnego.

Podobnie w przypadku twojego studia, jeśli dopiero zaczynasz lub celowo utrzymujesz swoją szkołę tańca na bardzo małym poziomie - powiedzmy, z mniej niż 30 studentami - będzie ograniczenie wydajności, które możesz uzyskać dzięki oprogramowaniu do zarządzania harmonogramem, księgowością i rekordów uczniów, ponieważ nawet najprostsze i najlepsze oprogramowanie do tworzenia harmonogramów może być przesadzone, jeśli twoje zapisy są małe lub prowadzisz bardzo ograniczoną liczbę zajęć w tygodniu - tak jak nie potrzebujesz fabryki do wykonania jednej sukienki. Ale kiedy twoja rejestracja zacznie się liczyć 40, 50 lub 100 uczniów, lub zaczniesz dodawać klasy i instruktorów, trzymanie się tych arkuszy kalkulacyjnych, karteczek samoprzylepnych i innych różnych narzędzi, których zacząłeś używać przy pierwszym otwarciu drzwi, tylko utrudni ci rozwój, a nie Pomóż temu.'

Jon Koerber.

lilia perła czarny wiek

Więc jak mogą Mówię, kiedy moja szkoła jest na tyle duża, że warto zainwestować w oprogramowanie studia tańca?

„Nie ma magicznej liczby uczniów ani klas jako takich. Ale w miarę jak liczba twoich uczniów i liczba zajęć zaczną rosnąć, będziesz wiedzieć przed kimkolwiek, kiedy poczujesz się ugrzęziony przez całą administrację związaną z prowadzeniem firmy i spędzasz mniej czasu na robieniu tego, co kochasz - uczeniu tańca. W przypadku rozwijającej się szkoły korzyści wynikające z konfigurowania i obsługi oprogramowania do zarządzania studiem staną się oczywiste, a oprogramowanie szybko się zwróci od chwili zaoszczędzenia ”.

I oczywiście będzie trochę czasu na konfigurację, próbę nauczenia się oprogramowania i tym podobne?

'Oczywiście. Każdy ma inne potrzeby i prędkość uczenia się. Dlatego upewnij się, że wybrany dostawca oprogramowania ma solidne przeszkolenie klientów i dobrą reputację wsparcia - oraz szybko reaguje na Twoje telefony i e-maile. To może mieć wpływ na sukces lub porażkę, gdy zdecydujesz się wdrożyć oprogramowanie do zarządzania!

Ale widzieliśmy, że nawet właściciele studiów tańca lub menedżerowie, którzy czują, że nie są obeznani z obsługą komputera, szybko odkrywają, że oszczędność czasu i kosztów jest niezaprzeczalna. Zastanów się, co powiedzieli niektórzy właściciele studia o wydajności, którą osiągnęli, gdy zaczęli używać naszego. Na przykład jeden właściciel studia powiedział nam, że ich miesięczne rozliczenia, które wcześniej zajmowały kilka dni, teraz praktycznie nie zajmują czasu, ponieważ ich klienci mogą zobaczyć, a nawet spłacić należne saldo za pośrednictwem naszego portalu klienta. Jednym z moich ulubionych jest to, jak inny klient powiedział, że jej opóźnienia w płatnościach spadły o 95 procent od czasu wdrożenia naszego systemu płatności online ”.

Jakie jest drugie pytanie, które powinienem zadać jako właściciel studia?

„Zadaj sobie pytanie:„ Czy dochód generowany przez moje studio uzasadnia koszt inwestycji w oprogramowanie biznesowe? ”Bez wątpienia niektórzy z Twoich czytelników słyszeli o określeniu„ analiza kosztów i korzyści ”. Jeśli chodzi o zakup oprogramowania do zarządzania biznesem dla Twojego studia, oznacza to, że musisz określić, czy miesięczny koszt oprogramowania dostatecznie zmniejszy koszty bieżącej nieefektywności Twojej firmy, jeśli chcesz kontynuować pracę ręcznie, zamiast korzystać z wydajności. i wiedzę, którą zdobędziesz, korzystając z potężnego narzędzia do zarządzania biznesem ”.

Jasne, czas to pieniądz, jak wszyscy wiemy. Ale jak radzisz przeprowadzić analizę kosztów i korzyści?

capezio austin

„Oblicz czas, jaki Ty i Twoi pracownicy spędzacie obecnie każdego miesiąca, śledząc dochody i wydatki, tworząc miesięczne lub kwartalne raporty dotyczące dochodów, wydatków, frekwencji, rozwoju firmy itp., A także czas na zarządzanie klientami (rejestracja, fakturowanie, płatności) - w zasadzie wszystko to funkcje wykonywane ręcznie, które można zautomatyzować za pomocą oprogramowania. Pomnóż to przez stawkę godzinową, jaką płacisz pracownikom wykonującym tę pracę, lub wartość własnego czasu. Masz wtedy solidną kwotę do porównania z kosztem oprogramowania. Twoje bieżące miesięczne wydatki prawie na pewno wielokrotnie przewyższają miesięczny koszt oprogramowania. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu studia tańca wszystkie te comiesięczne zadania administracyjne można wykonać w ciągu kilku sekund lub minut zamiast godzin lub mogą być wykonywane przez samych klientów ”.

Jakie jest trzecie pytanie, które powinienem zadać?

new york razy nowe artykuły

„Trzecie pytanie jest takie, o którym będziesz naturalnie myśleć po przeprowadzeniu analizy kosztów i korzyści:„ Czy wybrane przeze mnie klasowe oprogramowanie biznesowe zapewni wymaganą wydajność? ”Aby odpowiedzieć na to pytanie, musisz zdecyduj, jakich kluczowych funkcji potrzebujesz, aby dopasować oprogramowanie do swojej firmy. Lubię mówić właścicielom studia, aby podczas oceny oprogramowania skupili się na pięciu najważniejszych rzeczach, które muszą mieć, aby nie byli zbyt ugrzęźnięci w podejmowaniu decyzji dotyczących przyjemnych do posiadania funkcji lub funkcji, które nie zapewniają dużej wartości biznes. Czy spędza mniej czasu na księgowości? Przyspieszasz zarządzanie kontami klientów? Uzyskujesz możliwość szybkiego generowania raportów o stanie rozliczeń? Wysyłasz 300 robo tekstów na zakończenie lub wysyłasz e-maile do wszystkich rodziców z czwartkowej klasy? Może to daje klientom możliwość samodzielnego wykonywania czynności, które teraz robią Twoi pracownicy, takich jak rejestracja, aby zostać klientem, rejestracja na zajęcia lub opłacanie ich online? Uzyskanie przez instruktorów możliwości rejestrowania obecności i śledzenia ich godzin na smartfonie za pomocą naszego portalu dla pracowników może być zwycięzcą! Wpadasz na pomysł, aby zidentyfikować najważniejsze potrzeby biznesowe, w których rozwiązaniu oprogramowanie musi być w stanie Ci pomóc. A następnie, opcjonalnie, zrób również listę „miłych do posiadania” - funkcji, które może oferować oprogramowanie, które byłyby przydatne, ale mogą nie zerwać umowy. Podzielenie listy na potrzeby i pragnienia pomoże Ci wybrać odpowiedni produkt ”.

Jakieś sugestie dotyczące najlepszego sposobu, aby upewnić się, że wymieniam wszystkie interesujące mnie funkcje, ponieważ mogę nie wiedzieć, do czego jest zdolne oprogramowanie?

'Pewnie. Spójrz na niezależne Witryna porównująca oprogramowanie studia tańca, Capterra . Usługa porównuje ponad 70 programów specyficznych dla potrzeb studiów tańca. Ale niektóre z tych rozwiązań programowych oferują tylko jedną lub dwie funkcje zarządzania biznesem, takie jak tylko prowadzenie księgowości lub tylko planowanie zajęć. Oto więc sztuczka: użyj narzędzia listy kontrolnej „Filtruj wyniki” do porównania produktów Capterra, które zobaczysz w lewej kolumnie. Po prostu zaznacz dowolną pozycję na liście, która jest dla Ciebie ważna, a następnie kliknij „Zastosuj filtry”. Skróci listę konkurentów tylko do tych, którzy mają funkcje, których szukasz ”.

A czwarte pytanie, które powinienem zadać?

„Czwarte pytanie brzmi po prostu:„ Co inni myślą o tym konkretnym oprogramowaniu, na które patrzę? ”. Dwa dobre źródła, aby uzyskać odpowiedź na to pytanie, to Lista oprogramowania szkoły tańca Serchen lub Lista Capterra . Zanotuj ich ogólne oceny od klientów (obie strony używają pięciostopniowej skali) i przejrzyj same recenzje, tak jak gdybyś chciał kupić produkt na Amazon. I, podobnie jak recenzje klientów Amazon, poszukaj czego większość mówi, że zawsze będą jakieś dziwne rzeczy - recenzent, który nienawidzi konkretnej funkcji, którą kocha 50 innych właścicieli. Mimo to takie listy są niezwykle cenne przy wyborze najlepszego oprogramowania, które spełni potrzeby Twojego studia tańca ”.

Co prowadzi do piątego pytania, na które powinienem odpowiedzieć do…

„” Czy mam na to czas? ”Jestem pewien, że każdy właściciel studia tańca, który próbuje zdecydować, czy kupić, już się nad tym zastanawia. Spójrzmy prawdzie w oczy, przeanalizowanie, czy jest to właściwy moment, wybranie odpowiedniego dostawcy, a następnie skonfigurowanie oprogramowania do pracy w Twojej firmie zajmie trochę czasu. Ale jeśli właściciel lub menedżer studia tańca czuje, że po prostu nie ma czasu na wykonanie tej pracy, tak naprawdę jest najlepszy wskaźnik że nie prowadzą swojej firmy, ale że ich firma prowadzi ich! To jest właśnie czas, aby przejść do korzystania z oprogramowania do zarządzania studiem. Znam właściciela klasowej firmy w Seattle, który wciąż próbuje działać bez żadnego oprogramowania do zarządzania, mimo że ma ponad tysiąc studentów. To był koszmar i do tego drogi. Musiała zatrudniać więcej pracowników na jednego studenta niż jakakolwiek inna firma, którą znam. Oczywiście wydaje o wiele więcej miesięcznie na listy płac, niż kiedykolwiek płaciłby miesięcznie za oprogramowanie.

I tak, podczas gdy badanie w celu wybrania odpowiedniego dostawcy oprogramowania wymaga czasu, może to zaoszczędzić dużo pieniędzy później. Ważne jest, aby dokonać mądrego wyboru przy pierwszym zakupie oprogramowania, ponieważ chociaż zawsze możesz zmienić później, praca związana z tym może być zniechęcająca ”.

Aby uzyskać więcej informacji na temat ClassJuggler Dance, odwiedź www.danceclassjuggler.com .